После того, как Microsoft разработала Excel 2010, в нем появилось больше сюрпризов, чем когда либо. Когда вы имеет дело с огромным объемом данных нельзя игнорировать важную роль, которую играет Excel в повседневной работе.Тем не менее, есть много полезных советов, которые пригодятся как новичкам, таки опытным пользователям. В этой статье мы рассмотрим 20 полезных секретов таблиц Excel. Обратите внимание, что описанные в статье трюки опробованы на MicrosoftExcel 2010 и в младших версиях они возможно не будут работать.

1. Выделить все одним кликом мыши

Вы можете знать о комбинации клавиш Ctrl + A, но мало кто знает, что можно только одним щелчком мыши в верхнем левом углу как показано на скриншоте ниже выделить все ячейки за одну секунду.

2. Как открыть за раз несколько Excel файлов?

Вместо того, чтобы открывать файлы один за другим можно открыть их одним щелчком мыши. Выберете файлы, которые хотите открыть и нажмите клавишу Enter на клавиатуре и все файлы откроются одновременно. Этот способ работает и с другими программами.

3. Переключение между разными файлами Excel

Работать с несколькими открытыми файлами может быть слегка неудобно, иногда можно перепутать рабочий файл и это может стоить вам потраченным временем и нервами. С помощью сочетания клавиш Alt + Tab можно свободно перемещаться между файлами. Эта функция применима и к другим файлами,например разные окна в браузере или папки в Windows 7.

4. Добавьте новый ярлык в меню

По умолчанию в верхнем меню только три клавиши быстрого доступа: Сохранить, отменить ввод и повторить ввод. Если вы хотите использовать больше клавиш быстрого доступа, такие как копирование и вырезание их можно настроить следующим образом:

Файл->Параметры->Панель быстрого доступа, выберете нужные вам ярлыки и переместите их из левой колонки в правую. На скриншоте ниже также показан более быстрый метод.

5. Добавить в ячейку линию по диагонали

При создании списков возможно вам понадобится линия по диагонали ячейки для того чтобы отделить различные атрибуты строк и столбцов.Как это сделать? Всем известно, что Главная-> Шрифт-> Границы может изменить границы для ячейки и даже изменить цвета. Тем не менее, если вы нажмете на границы еще раз, вас ждет сюрприз в виде диагональной линии. Нажмите на нее и сохраните, теперь вы сможете сделать линию немедленно.

6. Как добавить несколько новых строк или столбцов?

Возможно, вы знаете, как добавить один столбец или одну строчку, но на самом деле ели вам потребуется добавить много столбцов или строчек, придется повторить множество однотипных действий. Лучший способ добавить несколько столбцов или строк это выделить нужное количество, нажать правую клавишу мыши и выбрать в выпадающем меню «вставить». Новые строчки или столбцы будут вставлены над строкой или слева от выбранной колонки.

7. Как быстро копировать и перемещать данные в ячейках?

Если вы хотите быстро переместить один столбец данных в электронной таблице, самый быстрый способ это выделить его и переместить указатель мыши к границе после надо захватить его и уже свободно перемещать.Что делать если вы захотите скопировать данные? Прежде чем перемещать столбец надо просто нажать клавишу Ctrl, столбец в этом случае не переместится, а скопируется. Точно также можно копировать и файлы в проводнике Windows.

8. Как быстро удалить пустые ячейки?

По разным причинам некоторые данные будут пустые. Если вам необходимо удалить их для точности формул, особенно при вычислении среднего значения, быстро отфильтровать все пустые ячейки и удалить их одним щелчком мыши, то следует сделать следующее: Выберете столбец который необходимо отфильтровать, перейдите на вкладку Данные и нажмите кнопку Фильтр, над ячейками появится «селект» если на него нажать то появится меню с параметрами фильтрации, выберете «выделить все», а затем выберете «пустые». Вы увидите все пустые ячейки которые можно удалить, достаточно выделить их нажать правой кнопкой мыши и выбрать из выпадающего меню «удалить».

9. Поиск по шаблонам

Скорее всего, вы знаете, как активировать быстрый поиск комбинацией клавиш Ctrl + F, но есть два основных шаблона – вопросительный знак звездочка, который используют в электронных таблицах Excel чтобы активировать поиск по шаблону. Их используют, когда вы не уверены в конечном результате.Вопросительный знак используют, когда нужно совпадение по одному символу, а звездочку когда по одному или более символов. Что делать, когда вам надо найти вопросительный знак или звездочку? Надо просто в начале поискового запроса добавить знак «~».

10. Как отфильтровать уникальные значения в столбце?

Все знают, как пользоваться фильтром, но мало кто использует расширенный фильтр, который можно применять много раз, когда надо отфильтровать уникальные значения в столбце с данными. Выделите столбец, затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите на кнопку «Дополнительно». Появится всплывающее окно. Как показано на скриншоте ниже, выберете «скопировать результат в другое место», которое должно быть выбрано, как показано на скриншоте во второй выделенной красным прямоугольником областью. Затем выберете расположение цели,введите диапазон значений области или выберете их с помощью соответствующей кнопки выбора. В этом примере уникальный возраст будет скопирован из колонки С первого листа в колонку С второго листа. Не забудьте выбрать только уникальные записи, затем нажмите кнопку OK.Уникальные записи в колонке С на втором листе могут отличаться от оригинальных данных, поэтому рекомендуется скопировать их в другое место.

11. Ограничение ввода с функцией проверки данных

Чтобы сохранить достоверность данных иногда нужно ограничить входные значения и предложить несколько советов для дальнейших шагов. Например,возраст в этом примере должен быть целым числом от 18 до 60 лет. Чтобы гарантировать, что пользователь не введет данные за пределами этого диапазона,сделайте следующее: перейдите на вкладку данные->Проверка данных->Параметры, введите условия фильтрации и подсказки на вкладке«сообщение для ввода» типа «укажите возраст целым числом в диапазоне от 19 до 60 лет». Пользователи получат эту подсказку, когда наведут курсор в той области и получат предупреждение, если введут некорректные данные.

12. Быстрая навигация Ctrl + Кнопки со стрелками

При нажатии на Ctrl + и любую кнопку со стрелкой на клавиатуре можно быстро переместиться к краю листа в разных направлениях. Если вы хотите переместиться в конец листа, просто нажмите Ctrl + кнопка вниз.

13. Транспонирование данных из строки в колонку

Если вы хотите перенести данные из колонки в строку вам поможет эта функция. Ведь постоянно перепечатывать или копировать это скучно и долго, верно? Что надо сделать: скопируйте область которую хотите перенести и переместите указатель мыши в нужное место. Перейдите на вкладу Главная->Вставить->Транспонировать, обратите внимание, что эта функция не активируется пока вы не скопируете данные.

14. Как полностью скрыть данные?

Все пользователи знают о функции, которая скрывает данные, достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать скрывающую функцию, но это можно легко заметить, если данных мало. Самый лучший и быстрый способ скрыть данные это использовать функцию формата ячеек. Надо выбрать область и нажать правой кнопкой мыши, затем из выпадающего списка выбрать «Формат ячеек»,перейти на вкладку «Число», выбрать все форматы и в поле «Тип» ввести «;;;» и нажать OK, тогда все значения в области станут невидимы, и увидеть их можно будет только в области предварительного просмотра рядом с кнопкой Функции.

15. Как объединить значение нескольких, ячеек используя символ &?

Возможно, вам небыли нужны сложные формулы, пока вы не узнаете, как использовать &. Вы можете составить любой текст, и объединить зачтения ячеек в одну используя этот символ. Ниже на скриншоте показано как объединить значения четырех ячеек с различным содержимым в одну. Сначала выделите нужную пустую ячейку, и нажмите знак равенства потом выделяйте другие ячейки и после каждого выделения вставляйте знак &, потом нажмите Enter и все значения поместятся в эту ячейку.

16. Как изменить регистр текста?

В этих советах я старался избегать сложных формул. Но есть еще несколько простых рецептов работы с текстом. Если вы введете в строке функций «ПРОПИСН» то текст ячейки преобразуется в верхний регистр, а «СТРОЧН» приведет текст ячейки в нижний регистр.

17. Как ввести значение, которое начинается с нуля?

Когда входное значение начинается с нуля, Excel по умолчанию удалит его. Вместо того, чтобы сбросить форматирование ячеек, эту проблему можно легко решить, просто добавив одинарную кавычку перед первым нулем как показано на скриншоте ниже.

18. Как ускорить ввод сложных терминов используя автозамену?

Если вам необходимо регулярно вводить сложные термины, лучший способ упростить себе задачу это использовать автозамену, которая изменит ваш текст на правильный. Для примера возьмем имя Александр, которое можно заменить на АЛ. И каждый раз, когда мы будем вводить АЛ, будет срабатывать автозамена. Откройте Файл-> Параметры->Правописание->Параметры автозамены и введите туда свои значения как показано на скриншоте ниже.

19. Как получить больше быстрой статистики о данных?

Большинство пользователей о том, что в нижней части листа Excel отображены такие данные как среднее число или сумма чисел. Но можно щелкнуть правой кнопкой мыши на панели данных в нижней части листа и получить больше данных, как показано ниже.

20. Как переименовать лист в Excel двойным щелчком мыши?

Есть несколько способов переименовать лист в Excel, большинство пользователей, щелкает правой кнопкой мыши и выбирает из меню «Переименовать»,но это отнимает много времени. Быстрей всего просто щелкнуть по нему два раза и уже можно писать новое название.